„Agiles Arbeiten“: Must-have oder vorübergehender Trend?

Stefan Huber

Stefan Huber is Head of Content Management. He leads a team of content managers, advises clients, dedicates himself to product development and gains new creative input while climbing in- and outdoor.

In einer Welt, die sich gefühlt immer schneller und schneller dreht, in der uns Machine Learning-Algorithmen vor sich hertreiben und uns Kommunikation in Echtzeit kaum Zeit zum Verschnaufen lässt, erscheint Heraklits berühmter Ausspruch aktueller denn je: „Die einzige Konstante ist die Veränderung.“ Wir müssen uns anpassen, schneller und flexibler Ergebnisse liefern, ansonsten drohen wir hinter die Konkurrenz zurückzufallen.

Mit herkömmlichen Methoden und Prozessen stoßen wir immer öfter an unsere Grenzen – gefühlt und real. Vielen gilt „agil“ als Antwort. Was in der Softwareentwicklung seinen Ausgang nahm, schwappt in viele andere Geschäftsbereiche über und schwingt sich in bestimmten Kombinationen zum gehypten Buzzword auf. (Agile Sales, anyone?)

Als auf Native Content Distribution spezialisiertes Technologie-Unternehmen mit One-Stop-Shop-Ansatz deckt Content Garden viele verschiedene Bereiche ab – von Software Development über Content-Produktion, Campaigning und Projektmanagement bis hin zu Sales. Agile Methoden kommen bei uns nicht nur in der Tech Unit zum Einsatz, sondern werden in unterschiedlichen Graden auch in anderen Bereichen verwendet. Zeit für einen Reality Check.

Es beginnt mit einem Manifest

In der Software-Entwicklung gibt es schon seit den 1990ern Ansätze für agiles Vorgehen; inkrementell zu entwickeln wurde auch schon deutlich vorher praktiziert. Richtig populär wurde diese „neue“ Herangehensweise Ende der 1990er und im „Agilen Manifest“ wurden 2001 Werte und Prinzipien der agilen Software-Entwicklung festgehalten. In vier Leitsätzen und zwölf Prinzipien formulierten 17 Entwickler, was sie für einen besseren Weg als den klassischen Waterfall-Ansatz hielten.

Priorisierung innerhalb des Agilen Manifests

Konkret besagen diese Prinzipien, dass

  • Personen und Kommunikation Vorrang vor Prozessen und Werkzeugen haben
  • die Qualität der Arbeit Vorrang vor der Dokumentation und der Verwaltung hat
  • die Zusammenarbeit mit Kunden den Vertragsverhandlungen vorgezogen wird
  • es wichtiger ist, auf Veränderungen zu reagieren, als einem Plan zu folgen.

Win-win: Eine einfache Rechnung

In der Softwareentwicklung bedeutet dies, dass durch die stufenweise Entwicklung – bei der ein agiles Team Software in kleinen Stücken zu einem bestimmten Zeitpunkt liefert – die Kunden kontinuierlich und enger in den Entwicklungsprozess eingebunden werden. Dadurch können diese leichter Änderungen vornehmen, während sich die Entwickler auf die Softwarequalität konzentrieren und schneller auf Änderungsvorschläge reagieren können. Eine Win-win-Situation.

Agilität: Potenzial für viele Branchen

Leicht ist dies auch auf andere Branchen herunterzubrechen. Denn: Mit der zunehmenden Geschwindigkeit, die manche Projekte, aber auch Kunden fordern, und der Erkenntnis, dass Planänderungen oft nicht verhindert werden können und Teil des Prozesses sind, gilt es, sich für diese Gegebenheiten bestmöglich zu rüsten. Agilität ist die Antwort.

Aber agil ist nicht gleich agil. In den Leitsätzen und Prinzipien stecken große Ideen wie zum Beispiel von Grund auf selbstorganisierte Teams, die weitgehend frei von Hierarchien sind. Hierzu bedarf es einer „agilen Grundeinstellung“, die durch das ganze Unternehmen getragen werden muss und wo vielleicht nicht jeder mitkann oder -will. Für die Software-Entwicklung haben sich komplette Frameworks gebildet wie zum Beispiel das weit verbreitete Scrum. Allzu oft scheitern Teams auch hier an der Einführung und man wähnt sich nur im Glauben, „Scrum zu machen“. Noch schwieriger ist es, diese Konzepte auf andere Bereiche zu übertragen. Auf der anderen Seite gibt es eine reichhaltig gefüllte Werkzeugkiste mit Methoden, die in Bereichen abseits der Technik große Wirkung zeigen können.

In der Methode liegt die Kraft

Beginnt man sich mit dem Thema „agile“ zu beschäftigen, droht man leicht den Überblick zu verlieren. Hier eine kurze Übersicht über die gängigsten Methoden:

  • Task Board: Übersicht über aktuelle Aufgaben
  • Task Pulling: Das selbstständige Übernehmen von Tasks im eigenen Kompetenzbereich
  • Sprint: zeitlich begrenzte, sich wiederholende Einheit, in der ein Arbeitspaket erarbeitet wird
  • Scrum: Populäres agiles Framework, mit fixer Rollenverteilung, definierten Events und iteratives Abarbeiten von (Teil-)Aufgaben in zeitlich begrenzten Zeiträumen
  • Sprint Review: Kritische Besprechung am Ende eines Sprints
  • Stand-ups: tägliche, kurze Status-Besprechungen (zumeist) im Stehen
  • Kanban-Board: Vertikale Spalten bilden die Abfolge von Arbeitsschritten ab
  • Timeboxing: (Wirklich) feste Zeitvorgaben
  • Planungspoker: Dynamisches Verfahren zur Schätzung von Aufwänden
  • Definition of ready: Klare Festlegung, wann mit einer Aufgabe begonnen werden kann
  • Definition of done: Klare Festlegung, wann eine Aufgabe als fertiggestellt gilt
  • Osmotische Kommunikation: Strukturen und eine Atmosphäre, die den Austausch und kurze Gespräche zwischen den Teammitgliedern fördern, sorgen für einen gleichen Informationsstand
  • Story Points: Einheit für Aufwandsschätzungen
  • Personas: Fiktive Nutzer der Zielgruppe eines Produktes
  • Retrospektive: Team-Event, bei dem ein vergangener Zeitraum (meistens der letzte Sprint) reflektiert wird. Häufig in Form von Übungen und mit Moderation.
  • Action items: (Auch) Output einer Retrospektive. Tasks, die in einer Retrospektive angesprochene Probleme verbessern sollen und auf die man sich gemeinschaftlich einigt.

Die lieben Gärtner & ihre Agilität

Abseits unserer Tech Unit – die sich voll und ganz Scrum verschrieben hat – haben bei Content Garden nach und nach agile Methoden vor allem im Bereich Projektmanagement und Content-Produktion Eingang gefunden. Hier sehen wir uns einer hohen Anzahl an Kampagnen gegenüber und mit wachsender Teamgröße waren und/oder sind unsere größten Herausforderungen Geschwindigkeit, Informationstransfer und Planbarkeit (von Terminen und Ressourcen).

Daily Stand-up: Kurz und informativ

Eine Methode, die sich bei uns besonders bewährt und zu einer höheren Produktivität beigetragen hat, ist zuallererst unser tägliches Stand-up. In einem gemeinsamen Stand-up von Projektmanagement und Content Unit wird der Status der einzelnen Kampagnen – angefangen vom Briefing über Produktion bis Review-Phase – besprochen. Jede/r gibt dabei über die Themen, die sie/ihn betreffen, möglichst knapp Auskunft. Es wird in kompakter Form rekapituliert, was gestern passiert ist, was ansteht und wo es Probleme gibt. Klassisch findet dies im Stehen statt (daher der Name), in Corona-bedingten Home-Office-Zeiten wohl meistens im Sitzen. Wichtig ist dabei die konzentrierte Form. In maximal 15 Minuten sind beide Teams up-to-date und können sich auf ihre Arbeit konzentrieren. In der Content Unit gibt es noch ein eigenes tägliches Stand-up, in dem der Produktionsstand detaillierter besprochen wird und anfallende Tasks verteilt werden.

Kanban-Boards: Effektiver Klassiker

Kaum ein Produktivitätstool kommt heutzutage ohne Kanban-Ansicht aus. Auch wir haben diesen Klassiker im Einsatz. In beiden erwähnten Stand-ups dienen uns Kanban Boards dazu, den Überblick zu bewahren, Informationen festzuhalten und den Status, in dem sich ein Task oder eine Kampagne gerade befindet, darzustellen. In der Content Unit, wo wir eine Variante mit Swimlanes pro Content Manager einsetzen, hilft das Board zum einen, Abgabe-Termine für fertig produzierte Inhalte zu bestimmen, und zum anderen, rechtzeitig Engpässe in der Produktion zu erkennen. Vor Corona wurden diese Boards bewusst physisch geführt. Mittlerweile haben wir uns mit den digitalen Alternativen auch gut angefreundet.

Überblick bewahren mit dem Backlog

Mit den Kanban-Boards wurde auch der konsequente Einsatz von Backlogs eingeführt, was wiederum stark auf dem Konzept von „Definition of ready“ basiert. Generell geht es dabei darum, alle anfallenden Aufgaben (in unserem Fall Kampagnen-Buchungen) zu erfassen. Nach einem definierten Schema wird dann eruiert, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind, diese Aufgabe abzuarbeiten. Bei einer Kampagne zum Beispiel benötigen wir neben dem Auftrag ein inhaltliches Briefing, das bestimmte Informationen enthalten muss, um überhaupt erst mit der Produktion beginnen zu können. Ein schnelles, systematisches Prüfen wird so möglich und reduziert spätere Kommunikationsaufwände dramatisch. Begonnen wird nur, was auch abgeschlossen werden kann, und bereits zu Beginn wird alles angefragt, was benötigt wird. Ist eine Kampagne „ready“, wird sie der/dem nächsten freien Content Manager/in zugeteilt. In den Daily Stand-ups wird auch der Backlog besprochen und die Aufgaben werden verteilt. Dadurch entsteht ein System, das es uns ermöglicht, Kampagnen mit unterschiedlichen Anforderungen, Deadlines und Briefing-Fortschritt parallel und flexibel abzuarbeiten.

Komplexe Aufwände einfach schätzen – mit Story Points

Wenn es um die Ressourcenplanung geht, ist eine möglichst realistische Schätzung des Aufwandes essenziell. Hier haben wir das Konzept der Story Points übernommen. Dabei werden Aufgaben relativ zueinander geschätzt. Die Bewertung nach Punkten erfolgt dann in Sprüngen (z.B.: 3, 5, 8, 13). So bekommt man ein gutes Gefühl für den unterschiedlichen Anspruch einzelner Kampagnen. Indem wir Durchlaufzeiten getrackt haben, können wir nun Abgabe-Daten wesentlich genauer bestimmen.

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg

Wir können heute in den erwähnten Bereichen auf ein gut eingespieltes System von einigen agilen Tools blicken. Die Einführung hat aber nicht über Nacht stattgefunden, sondern ist das Ergebnis eines schrittweisen Ausprobierens und Anpassens – also eigentlich selbst ein agiler Prozess. Diese regelmäßige Reflexion haben wir ebenfalls aus der agilen Toolbox herausgefischt. In Retrospektiven werden anhand verschiedener Übungen Probleme erkannt, Stimmungen erfasst und sogenannte Action Items für Verbesserungen definiert.

Es gibt bei Content Garden noch Bereiche, die wenig bis gar nicht von agilen Methoden durchdrungen sind. Vielleicht ist das auch in Ihrem Unternehmen der Fall. Wichtig ist dabei aber, nicht blind einem Trend zu folgen, sondern individuell abgestimmte, agile Lösungen zu finden, die es einem erlauben Veränderungen im Arbeitsprozess flexibel entgegenzutreten.